Raporttien luonti ja asetukset

Uuden raportin luonti

Raporttipohjilla voi luoda omat raportit itsepalvelumallilla.

Avaa raporttivalikko ja valitse raporttiryhmistä 'Luo uusi raportti'. Sen alta valitse haluamasi raporttipohja.

Uusi raportti aukeaa Asetukset -välilehdelle. Anna raportillesi nimi, valitse raporttiryhmä jonne raportti tallennetaan ja valitse oletusnäkymä raportille. Valitse mitä tietoja haluat raportilla näkyvän.

Valitse näytettävät tiedot klikkaamalla 'Näytetään' -sarakkeesta valinta aktiiviseksi, esimerkiksi tuotemyynnin vertailu päivämäärän mukaan saadaan valitsemalla 'Tilauspäivä', 'Tuotenimi' ja 'Myyntiarvo'. Ja valitse 'tallenna'. Raportti tallentuu valikkoon Myynti -ryhmään. Hakuehtoja voidaan käyttää tietyn nimikkeen näyttämiseen tai rajaamaan aikaväliä.

Tiedot tulevat Taulukko- tai Kuvaaja-välilehdille automaattisesti.

Tallenna kaikki uudet muutokset raportille Asetukset -välilehden 'Tallenna'- toimintoa käyttäen.


Raportin kopioiminen

Uuden raportin voi myös tehdä jo olemassa olevan raportin pohjalta. Avaa haluamasi raportti raporttivalikosta, siirry Asetukset -välilehdelle ja valitse ’Tallenna nimellä’. Tämän jälkeen anna nimi uudelle raportille ja valitse raporttiryhmä jonka alle raportti sijoitetaan.


Uuden raportin asetukset

Asetukset -välilehdeltä löytyvät valinnat ’sarake no.’, ’nimi’, ’näytetään’, ’editoitava’, ’ryhmittely’, ’x-akseli’, ’y-akseli’, ’linkitetyt raportit’ ja ’hakuehdot’.


Muutokset, muokkaus ja kommentointi

Monilla raporteilla, kuten Täydennysehdotukset tai Min-Max Hälytysraja, on muokattavia kenttiä. Nämä kentät tunnistaa keltaisesta pohjaväristä. Näihin kenttiin käyttäjä voi tehdä muutoksia ja tallentaa ne.

Kenttää klikkaamalla valinta muuttuu valkoiseksi ja sitä voi muokata.

Tallenna muokkauksesi raportin yläriviltä löytyvällä 'Tallenna muutokset' -painikkeella.

Tietoja voidaan myös massamuokata esimerkiksi suodatusten perusteella. Paina sarakeotsikkoa hiiren oikealla painikkeella joilla Tietojen massamuutos -ikkuna aukeaa. Syötä haluamasi arvo kenttään.


Raportilla näytettävien tietojen valitseminen

Valitse näytettävät tiedot klikkaamalla ’Näytetään’ -sarakkeesta valinta aktiiviseksi. Esimerkiksi tuotemyynnin vertailu päivämäärän mukaan saadaan valitsemalla ’Tilauspäivä’, ’Tuotenimi’ ja ’Myyntiarvo’. Sen jälkeen valitaan ’Tallenna’. Raportti tallentuu valikkoon Myynti -ryhmään. Hakuehtoja voidaan käyttää tietyn nimikkeen näyttämiseen tai rajaamaan aikaväliä.

Tiedot tulevat Taulukko- tai Kuvaaja -välilehdille automaattisesti.

Tallenna kaikki uudet muutokset raportille Asetukset -välilehden Tallenna -toimintoa käyttäen.


Rivin lisääminen, kopioiminen ja poistaminen

Rivejä voi lisätä taulukoihin raporteilla, joilla on näkyvissä ’Lisää uusi rivi’ -painike yläreunassa. Tällaisia raportteja ovat esimerkiksi ennusteraportit.

Rivin lisääminen

Klikkaamalla raportin yläriviltä ’Lisää uusi rivi’ -painiketta avautuu uusi ikkuna.

Tämän ikkunan täyttämällä ja valitsemalle ’Lisää rivi’, muodostuu raportille uusi rivi. Tässä tapauksessa ennuste.

Raportti täytyy sulkea ja avata uudestaan, jotta lisätty rivi näkyy sillä.

Rivin kopioiminen

Rivin vasemmalla puolella olevaa valintaruutua klikkaamalla yläriville ilmestyy kaksi painiketta: ’Kopioi rivit’ ja ’Poista rivit’. Rivejä voi valita useita kerralla.

Painamalla ’Kopioi rivit’, aukeaa ponnahdusikkuna jossa pyydetään vahvistamaan kopiointi.

Tämän jälkeen aukeaa toinen ponnahdusikkuna joka vahvistaa kopioinnin onnistumisen tai epäonnistumisen.

Rivin poistaminen

Rivin voi poistaa klikkaamalla sen vasemmalla puolella olevaa valintaruutua. Raportin yläriville ilmestyvät painikkeet ’Kopioi rivit’ ja ’Poista rivit’. Rivejä voi valita useita samalla kertaa.

Valitsemalla ’Poista rivit’, aukeaa ponnahdusikkuna joka pyytää vahvistamaan rivinpoiston.

Tämän jälkeen aukeaa toinen ponnahdusikkuna joka vahvistaa poiston onnistumisen tai epäonnistumisen.


Hakuehdot

Asetuksista löytyvillä sarakekohtaisilla hakuehdoilla raporttia voidaan rajata jo ennen taulukko- tai kuvaajanäkymän avaamista. Nämä hakuehdot ovat absoluuttisia, jolloin näihin merkityt arvot joko näytetään tai ei näytetä. Taulukkonäkymässä rajausehdot voi puolestaan helposti poistaa tai muuttaa suoraan taulukkonäkymässä.

Tekstimuotoisten sarakkeiden ’Hakuehdot’ -valintaa klikkaamalla aukeaa valikko jossa voi muuttaa raportille tuotavia tietoja. Esimerkiksi ’Asiakkaan nimi’ -sarakkeen hakuehtojen kautta voi valita asiakkaita joita ei haluta raportille ollenkaan näkyviin. Tai vaihtoehtoisesti vaoi valita vain asiakkaat jotka halutaan näkyviin. Klikkaamalla oikeaa valintaruutua ja valitsemalla alakulmasta ’Hyväksy muutokset’, nämä hakuehdot tulevat voimaan raportille.


Kaikki hakuehdot voi jälkeenpäin tarkistaa suoraan avaamalla raportin ja tarkistamalla tekstirivin joka on suoraan raportin nimen alla.



Päivämäärän rajaaminen, aikavälit

Aikavälit ja aikafunktiot ovat päivämäärämuotoisten tietojen hakuehtoja. Raportille asetettava aikaväli määrittää miltä ajalta raportin tulosjoukko näytetään. Aikavälin saa asetettua raportille valitsemalla Asetukset -välilehdeltä ’Laskun päivämäärä’ -hakuehdon. Päivämääräkentän nimi saattaa vaihdella.

Klikkaamalla ’Hakuehdot’ painiketta avautuu uusi ikkuna johon voi määritellä aikavälin. ’Lisää aikaväli’ -painiketta klikkaamalla voit määrittää raportille päivämäärärajauksen.

Laskun päivämäärän aikavälin voi määrittää suoraan aloituspäivämäärällä ja lopetuspäivämäärällä jolloin päivät ovat pysyvät eivätkä muutu. Nämä saa valittua painamalla kalenteri-ikonia kentän vieressä tai kirjoittamalla päivämäärän itse kenttään muodossa yyyy-mm-dd, eli vuosi-kuukausi-päivä.

Toinen tapa määrittää aikaväli on käyttää aikafunktioita. Nämä mukautuvat aina päivän, viikon, kuukauden, kvartaalin tai vuoden mukaan, eivätkä ole staattisia.

Raportille on myös mahdollista lisätä useampia aikavälejä, jolloin näitä voi helposti vertailla. Tietyt laskennalliset sarakkeet vaativat kaksi aikaväliä toimiakseen, esim. laskeakseen erotuksen oikein. Aikavälit on hyvä lisätä nousevassa järjestyksessä (vanhimmasta uusimpaan).


Aikafunktiot

Aikafunktioita käytettäessä hakuehtojen aikafunktio kirjoitetaan 'Aikafunktio' (’Date function’) -kohtaan.
Seuraavasta taulukosta löytyy listaus erilaisista aikafunktioista, esimerkkejä niiden käytöstä ja selitykset.


Raportin jakaminen

Uusia raportteja voidaan jakaa käyttäjien kesken joko ottamalla yhteyttä Expakin tukeen tai lisäämällä rivi ’Raportin käyttöoikeudet’ -raportille.

Rivin lisäys -ikkunassa kirjoita raportin nimi, roolin nimi ja käyttöoikeustaso.

Rooleja on useita, ja yleensä käyttöoikeustasot määrittyvät roolin nimen mukaan. Useimmiten käytetyt yhdistelmät raporttien jakamiseen ovat:


 

Ota yhteyttä

Keskustellaan tavoitteistanne ja kehitystarpeistanne. Kerromme ja näytämme mielellämme ratkaisuvaihtoehtoja. Täytä yhteystietosi, niin otamme sinuun yhteyttä.